von: mediamag.at-Redaktion

Smarter Büroalltag mit Bots

Virtuelle Helfer erleichtern die Arbeit

Sie haben sich schon immer einen persönlichen Assistenten gewünscht, der Ihnen Kommunikation und Planung abnimmt? Wir stellen Ihnen Bots vor, die Ihnen einige Aufgaben erleichtern können – und Ihnen so mehr Freizeit verschaffen.

Mehr Freizeit durch smartes Arbeiten
Foto: eclipse_images/iStock

Sie erleben derzeit einen regelrechten Hype: Bots, also clevere Applikationen und Anwendungen, die mit einer künstlichen Intelligenz ausgestattet sind und daher ständig dazu lernen. Viele davon sind (noch) eher verspielte Gadgets, wie die allermeisten Chatbots.

Einige erweisen sich allerdings als nützliche Tools, die helfen können, im Arbeitsalltag Zeit zu sparen. Viele Stunden pro Woche werden nämlich darauf verwendet, Information von einem Programm in ein anderes zu übertragen.

Ein Beispiel: Sie vereinbaren zuerst mit einem Kollegen einen Termin per Mail oder auch „Slack“, tragen diesen dann im eigenen Kalender ein, müssen ihn aber auch noch zusätzliches in ein Planungstool eintragen, zum Beispiel „Trello“.

Bots machen diese vielen Ein- und Übertragungen unnötig, denn sie speichern dieses Meeting automatisch in allen relevanten Programmen ab. So wechseln Sie nicht ständig zwischen den verschiedenen Diensten hin und her – und bleiben ganz im Sinne des effektiven Arbeitens – konzentriert und bei der Sache. 

Wir haben drei Bots gefunden, die Ihnen – obwohl sie derzeit nur auf Englisch verfügbar sind – manche Verwaltungsschritte abnehmen können.

Assistenz-Bot

Persönliche Assistenz-Bot
Screenshot: Julie Desk

Julie Desk“ heißt ein Bot, das laut den Entwicklern helfen kann, täglich wertvolle Zeit einzusparen. So sollen Ihnen die Funktionen dieser virtuellen, persönlichen Assistentin Arbeitslasten von bis zu einer Stunde pro Tag abnehmen können. 

Sie trägt die Termine automatisch ein
Screenshot: Julie Desk

„Julie“ übernimmt planerische Aufgaben und integriert diese automatisch in Ihren Kalender. Zusätzlich kümmert sie sich aber auch um das „Mail-Ping-Pong“ des Terminvereinbarens. Wie das geht? Sie setzen die künstliche Intelligenz einfach bei Mails auf CC – und schon erledigt sie automatisch den Rest. Zusätzlich können Sie dem Bot Flugtickets, Restaurantreservierungen oder Ähnliches weiterleiten – und diese landen ebenfalls automatisch in Ihrem Kalender.

Erinnerungs-Bot

Bot mit Erinnerungsfunktion
Screenshot: Hello Jarvis

Rechtzeitig erinnern ist die Aufgabe von „Hello Jarvis“, einem kostenlosen Bot, das im Facebook Messenger arbeitet. Die kleine Eule ist besonders praktisch für alle, die ohnehin in diesem Social Media-Kanal unterwegs sind, denn so erhalten Sie alle privaten und arbeitstechnischen Erinnerungen, ohne dabei „umzusteigen“. 

Bot mit Erinnerungsfunktion
Screenshot: "Hello Jarvis"

Schnelle Antworten

Schneller chatten
Screenshot: Fluenty

Zeit erspart Ihnen auch „Fluenty“, das Bot, das mitdenkt – und auf Wunsch für Sie antwortet. Egal, ob Sie SMS schreiben, in WhatsApp, Facebook-Messenger oder auch „Google Hangouts“ chatten: Die künstliche Intelligenz schlägt Ihnen fertige Antwortmöglichkeiten vor – ähnlich wie jene Standard-SMS-Texte, die bereits auf Handys verfügbar sind, nur weit umfangreicher. Denn es lernt ständig dazu und erweitert so sein Repertoire an Rückmeldungen.

"Fluenty" erleichtert die Kommunikation
Screenshot: Fluenty

Zudem speichert es Ihre häufigsten Wortmeldungen ab, so dass Sie diese nicht immer wieder eintippen müssen. Der Wehmutstropfen: Die zu Beginn vorhandenen Messenges sind leider nur auf Englisch verfügbar und müssen manuell um deutsche ergänzt werden.

Das perfekte Bot für Sie war noch nicht dabei? Auf dieser Bot-Liste können Sie alle derzeit verfügbaren Bots durchstöbern.