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Homeoffice: Die E-Mail-Flut vermeiden
Bessere Kommunikation
Wenn im Homeoffice die Kommunikation über E-Mails zunimmt, kann der Posteingang schnell unübersichtlich werden. Mit diesen Tipps sorgen Sie für Ordnung in der Inbox.
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1. Sortieren
Wenn sich E-Mails im Eingang stauen, wird es Zeit, diesen zu sortieren. Richten Sie Ordner in Ihrem Mail-Programm ein, um Ihre Nachrichten nach Thema/Wichtigkeit zu sortieren und verschieben Sie die Mails gleich nach Einlangen. Scheuen Sie sich auch nicht davor, unwichtige Nachrichten oder Mails, die eher der privaten Kommunikation mit Kollegen dienen nach dem Lesen zu löschen, solang diese keine anderen wichtigen Infos beinhalten. Richtig getrennt und sortiert ist das E-Mail-Fach bereits um einiges einfacher zu navigieren.
2. Zeiten einrichten
Vor allem im Home-Office ist die Versuchung groß stets abrufbar zu sein – auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten. Richten Sie sich am besten feste Zeiten ein, in denen Sie das E-Mail-Fach checken und lassen Sie die Inbox außerhalb dieser Termine geschlossen. Sie können eine automatische Antwort einrichten, dass Sie Ihre Inbox regelmäßig überprüfen und Sie mögliche Fragen so schnell wie möglich beantworten, um ungeduldigen Nachfragen vorzugreifen. Um sich noch stärker vom Nachrichteneingang abzukoppeln, können Sie die Push-Benachrichtigungen der E-Mail-App am Smartphone deaktivieren. Diese Einstellung finden Sie im App-Menü Ihres Smartphones.
3. Spam eliminieren
Wenn das E-Mail-Fach bei wichtigen Fragen überläuft, wird Spam zur lästigen Plage. Die meisten E-Mail-Programme können die Müll-Mails erkennen und verweisen sie automatisch in einen eigenen Folder, trotzdem wieseln sich einige Nachrichten durch die Spam-Mauer ins „echte“ E-Mail-Fach. Programme wie „Cleanfox“ können Ihnen dabei helfen, bekannte Spam-Adressen zu ignorieren und deren Nachrichten zu eliminieren, damit Sie nur mehr die wirklich wichtigen Mails in Ihrem Postfach finden.
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